L’acronimo di PEC, posta elettronica certificata per qualcuno assomiglia ancora oggi a posta elettronica complicata! Scherzi a parte, uno dei maggiori problemi causati dalla PEC è ancora oggi legato al suo utilizzo.

Innanzi tutto, torniamo all’abc: la PEC è una posta elettronica che ha valore giuridico, lo stesso valore di una lettera raccomandata con ricevuta di ritorno. La PEC è, quindi, uno strumento di uso quotidiano, in quanto consente di inviare comunicazioni ufficiali senza spese postali e senza il fastidio e la perdita di tempo di doverle stampare su carta e portare tutto all’ufficio postale per la spedizione raccomandata. Pensiamo alla partecipazione a bandi e concorsi, alle pratiche legali e molto altro.

La PEC fornisce una prova opponibile sia dell’invio sia della consegna ma consente in aggiunta la marca temporale. Un dato messaggio spedito via PEC avrà una data e un preciso orario di invio, attestati nella mail stessa proprio dai certificati di mittente e destinatario.

Molte persone, però, continuano a usarla impropriamente, e anziché sfruttare le enormi potenzialità che essa ci offre, per esempio in termini di risparmio di tempo e denaro, e di sburocratizzazione, finiscono per complicarsi la vita.

Da un punto di vista operativo l’invio di una PEC non differisce dall’invio di una qualsiasi altra mail, dobbiamo ricordare, però, che la PEC ha valore legale se e solo se viene spedita ad un altro indirizzo PEC. Per sapere se l’indirizzo a cui stiamo spedendo la PEC è anch’esso certificato possiamo controllare sul registro INI-PEC un elenco degli indirizzo PEC di aziende e professionisti.

Lo scambio di messaggi fra due caselle PEC; infatti, attiva tutta una serie di controlli e certificazioni che garantiscono il valore legale dello scambio. Il gestore certificato del mittente e quello del destinatario dialogano fra di loro mettendo in atto controlli e verifiche tali da assicurare l’inalterabilità del messaggio.

E qui sfatiamo un mito: non esiste alcun problema nell’invio di PEC fra diversi gestori, poiché per legge è garantita totale interoperabilità dei servizi. Che in parole più semplici significa che se io ho la PEC on Aruba e devo mandarla al mio legale che ha come gestore Postecert di Poste Italiane, lo scambio avviene senza il minimo problema.

Ecco quindi come appare la schermata della posta PEC in entrata: notiamo subito che c’é un nuovo messaggio.

Quando riceviamo una PEC abbiamo due tab, una contenente il messaggio e una relativa alla busta di trasporto.

Nel messaggio troviamo in genere 3 allegati, un file XML che rappresenta la certificazione, un file EML che è il messaggio stesso, e un file p7s, che contiene la firma digitale.

Se vogliamo inoltrarne il contenuto dobbiamo aprire l’allegato EML che quindi non è nient’altro che il messaggio stesso di posta elettronica: se questo contiene allegati li troveremo qui dentro. Nel pannello di controllo di questo nuovo messaggio troveremo i tab per rispondere o inoltrare. Cliccando su “inoltra” si aprirà la casella dove inserire l’indirizzo mail a cui inoltrare la nostra PEC.

Il destinatario riceverà una mail dall’indirizzo mail del gestore della nostra posta certificata e con oggetto POSTA CERTIFICATA: FW e poi l’oggetto che era scritto nella PEC. Una volta aperta la mail inoltrata avrà l’aspetto di una mail normale nel corpo del testo, semplicemente nell’intestazione troveremo le indicazioni relative all’indirizzo PEC da cui la mail è partita.

L’invio di PEC su una casella di posta ordinaria è generalmente sbagliato: spesso il messaggio finisce nello SPAM, in ogni caso non ha nessun valore giuridico legale e complica esponenzialmente la gestione di chi riceve il messaggio.

Per sopperire a molti dei dubbi dei nostri clienti proprio in merito al corretto utilizzo della Posta PEC è nato il nostro servizio in abbonamento La PEC con l’avvocato dentro.

Un servizio che vi garantirà un parere dell’esperto facile e veloce ogni volta che riceverete una PEC potenzialmente di interesse giuridico legale. Un nostro avvocato leggerà le vostre comunicazioni, tradurrà il burocratese e il legalese e vi darà indicazioni sul da farsi.